让你快速提升的结构化表达

思维 2021-03-20 来访:84人
你是否遇到过这样的问题?说话经常被人打断,或者说了半天对方却听不懂。这是因为你的表达缺少结构化。本文详细介绍了如何进行结构化表达,以及用结构化表达讲故事和写作,还有常用架构。

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01 什么是结构化表达

先来看一下结构化表达的定义:

结构化表达:是基于结构化思维,理清事物整理与部分之间关系、换位思考后,进行简洁、清晰和有信服力的表达,是一种让受众听得明白、记得清楚、产生认同的精益沟通方式。

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机构化表达的基本原则是:

  • 结论先行:结论先行即用一句简单的话概括整个信息,要求清晰、凝练、易懂,从对方的立场出发。
  • 以上统下:表达要有层级,上层是对下层的概括和总结,下层是对上层的支持。
  • 归类分组:层级内要进行分组,分组要相互独立、完全穷尽。
  • 逻辑递进:按照逻辑顺序组织信息,可使用演绎法按照what-why-how组织信息,或使用归类法按照时间、结构、重要性组织,或二者相结合。

我们为什么要使用结构化表达?

随着互联网的高速发展,信息日益泛滥,对我们的生活和工作的干扰变得越来越频繁,人们的耐心也越来越少。在这种环境下,需要我们的沟通更加精简和高效,而结构化表达正好可以帮助我们实现这一目的。

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结构化表达有什么好处?

不仅有利于我们清晰地表达自己的想法,同时也有利于双方记忆和思考,从而高效地达到沟通的目的。

02 如何进行结构化表达

结构化表达的前提是要有结构化思维,结构化思维帮助我们把问题分析清楚。可以通过使用思维导图(常用软件:XMind)来帮助我们培养良好的结构化思维。

第一步,界定问题。

  • 首先,是要把问题是什么搞清楚,问题是什么都搞不清楚,再努力也是无用功。很多人说得头头是道,却严重偏题,所以定义清楚问题是什么,是进行结构化表达的第一步。
  • 其次,还要探究问题的本质,只有了解到对方的本质需求,才能根本解决问题。在之前发的文章《如何正确给产品经理提需求》中也提到过。造成对方不知道自己的真实需求的原因有两种:一种是受认知的限制,一种是表达的不是问题而是解决方案。可以通过多问几个为什么的方法来挖掘对方的本质需求。
  • 最后,在准确定义问题之后,可以通过框架对问题进行分解,明确问题的构成要素。

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第二步,确定主题。

确定主题即确定表达的目的和内容。缺乏明确目的的沟通会让对方误解或感觉云里雾里。在沟通中不要忘记沟通的目的,才能达到最终想要的沟通效果。

  • 首先,确定表达的情境,情境包括时间、地点、方式、对象、对象的状态、你与对象的关系等。对对象的了解至关重要,不仅要了解对象的身份,还要要了解对象的性格和偏好。
  • 其次,是根据情境确定表达的目的和要表达的内容。要站在对方的角度去想对方关心什么,才能充分准备好内容,达到沟通的目的。对情境分析得越透彻,越能找准目的和内容。

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第三步,构建框架。

确定好主题后,就要用框架对内容进行组织。构建框架有两种方式,一种是自建框架,一种是选用已有框架。

  • 自建框架:首先,罗列要点,罗列出你所能想到的所有观点;其次,对要点进行归类;再次,构建框架,对要点进行高度概括;最后,使用相互独立、完全穷尽的原则对框架进行检查。
  • 已有框架:经典框架有很多,例如市场营销相关的4P、4C、SWOT等。选择用哪种框架要由主题中确定的对象来决定,根据对象的情况选择使用的框架。

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第四步,预计问题。

对方接收到信息后,必然会产生一些疑问,对于这些问题可以事先想好答案。预计问题时要换位思考,要站在对方的立场去思考,分析对方提问的逻辑。可以使用5W2H思维模型问自己:如果我是对方,我会有哪些问题,然后把答案准备好。5W2H在之前发的文章《如何正确给产品经理提需求》中有讲解过。

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第五步,巧妙表达。

巧妙沟通可以通过图表化、形象化、语言技巧、声音技巧、肢体技巧等来实现。

  • 图表化:首先使用框架对内容进行梳理,然后根据框架选择合适的图表类型。很多人都是先选择图表类型,然后再填充内容,这样是错误的。
  • 形象化:通过讲故事、使用道具、打比方的方式来实现。
  • 语言技巧:投其所好、提醒风险、提供选项、抬高身份、感同身受。
  • 声音技巧:发挥停顿的力量,打造有变化的声音。
  • 肢体技巧:注意手部动作,多与对方进行眼神交流,站姿坐姿要自信。

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03 用结构化表达讲故事

通过讲故事可以更能吸引大家的注意,更易于理解,更能触动人心。就像《三体》中云天明通过“王国的新画师 ”、“饕餮海 ”、“深水王子 ” 三个童话故事讲解了曲率驱动、低光速**、维度攻击三个复杂的物理原理。

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一个好的故事要具备什么?

主题:是基于沟通目的的基本点,构成故事的其他因素都要服务于主题,是故事的灵魂。先明确主题,与主题无关的不要讲,要表达一致。

环境:是故事发生的背景,细致的环境描述可以提升故事的真实性、画面感,强化故事的效果。

人物:要讲好一个故事,一定要突出人物的特点,以人物角色作为支撑,传递故事的内在思想和价值。

冲突:要让故事具有吸引力,除了把握好主题外,更主要的就是在故事中制造冲突,这是确保故事曲折的需要。

悬念:是利用人们的好奇心,当悬而未决未必揭晓时,人们会不断猜想,会长时间保持对故事的关注。

情感:故事走心才能打动人,可以通过展示细节、情景、真善美来引起情感共鸣,戳中人心。

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怎么样才能设计出好的故事呢?

常用的框架如下:

目标->阻碍->努力->结果->意外->转折->结局

诺兰导演的电影一般都是按照这个框架来的,例如《盗梦空间》。

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04 用结构化表达写作

第一步,设计标题。

设计标题要确定文章的主题和内容,分析受众,突出文章价值,巧用语言技巧,设置匠心独具的标题,让读者耳目一新。

第二步,撰写序言。

序言可以通过讲故事让读者产生兴趣;或介绍报表主要内容和结构,让读者一目了然;或说明主要观点,帮助读者节约时间。可以使用SCQA框架来写。

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第三步,组织内容。

组织内容可以按照02如何进行结构化表达中的步骤进行,并符合结构化表达的基本原则,做到语言精练、表达明确,概括总结,写出高度。

第四步,排版清晰。

如果内容较长,层次较多,可以通过页面排版技巧来使层次和逻辑关系一目了然。

05 常用框架

“自古真情留不住,唯有套路得人心”,但也要适度,用多了反而显得油腻,不得人心,不如像杨老师一样真实的好。不管用什么套路,都不要失了真诚。

PREP框架:P先讲结论,R再讲依据,E用数据或事例支持,P重申结论。通常适用于对方比较熟悉你所表达内容的情况下,通常沟通对象多为你的直属领导或直接的利益相关人。

STAR框架:S是背景,T是任务,A是行动,R是结果。从背景说起,为了完成什么任务,采取了什么行动,最终取到了怎样的结果。通常适用于对象缺少背景知识或比较抵触的情况下。

FABE框架:F先说产品特性,A再解释有点,B然后阐述利益好处,E用证据让对方信服。以利益阐述为重点,证据要有说服力。通常用于销售过程,循序渐进地引导用户。

AIDA框架:A先引起对方注意,I再诱发兴趣认同,D然后刺激购买欲望,A最后促成购买。通常用于销售过程,当对方压根不了解商品对他有什么好处,能解决他什么问题。

SPIN框架:分四个步骤进行提问,S是现状型问题,P是难点型问题,I是暗示型问题,N是解决型问题。通常用于销售过程,引导对方对问题有新的认识,将其具体化,让其从解决方案中知道能获得的利益。

SCQA框架:S是情景,C是冲突,Q是疑问,A是回答。通常用来撰写报告序言,能够很好地吸引读者的注意力。

06 结语

上面对结构化表达及应用做了全面的讲解,但不管多么好的理论,如果不去练习实践,最终也是会被遗忘。所以我们需要勤加练习,才能够真正掌握结构化表达。练习结构化表达最简单的方法就是“讲三点”,赶快行动起来吧,像郎咸平一样,凡事都是三板斧。

THE END

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