如何高效地进行自我管理?

思维 2021-04-12 来访:22人
因为开了职业发展咨询小课,常来找我答疑解惑的有很多工作不超过3年的职场新人。
结合咨询中大家困惑的问题,这次我们聊一聊通用的个人管理提升方面的一些基础方法和理念,如果你能够认真阅读并实践这些工作管理方法,工作效率和产出一定会有效提升。
线下培训的时候,我会要求参训者在培训前完成如下问题调研,这里也请大家先思考5分钟:
  • 你对个人管理有概念吗?
  • 你觉得自己最近半年有成长吗?
  • 日常工作中,觉得对自己来说最影响工作效率的问题是什么?觉得领导经常最不满意的地方是什么?
上面这些问题,请屏幕前的你,也回答一下,再继续阅读。

如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第1张

△ 你是否也被这些问题困扰着?

01 个人管理

维基百科的解释中,对管理如此描述:在现代,“管理”可被包括领导和管理所有组织;透过组织、调度和运用各种人力、财务、原料、实体、知识、资产或其它无形资源的活动(包含规划、决策、组织、领导和控制),以有效率且有效用的方式达成组织目标。

如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第2张

从管理学的角度来说,并非只有成为团队管理者,才需要学习管理,要想有效率、有成效的提高和成长,就要先学会做好对自己的管理。管理正是要从对自我的管理开始实践,日后有机会做团队管理时才能不慌不忙,迅速上手。
从领导梯队理论中我们也可以看到,管理的起点是个人贡献者,管理自己。在这里,我们没有用“执行者”、或者“螺丝钉”,而且使用“个人贡献者”的说法,因为每个个体都在为组织、为企业贡献价值,在这个过程中,如何更高效的完成组织拆解下来的目标,其实就是对组织非常重要的价值体现了。所以管理自己,提高效率、明确目标、达成目标,都是个人管理的突出体现。
如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第3张△  管理学的领导梯队

所以如何成为一个高效的个人贡献者?如何更好地进行对自我的管理呢?
做好个人管理,核心有三大模块:目标管理,任务管理和时间管理。做任何事情,要先设定目标,根据目标对达成路径进行拆解,形成任务规划,并分配好时间,逐步高效的完成任务,再对目标达成情况予以复盘总结,形成正向循环,迭代提高,是个人管理提升的核心流程。
如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第4张△  职场个人管理

02 目标管理

为什么要设定目标?

明确的目标有助于人获得并持续心流体验,缺乏目标,人便无从集中、丧失努力的方向。
因此,对于目标管理,不仅要根据工作要求制定项目目标,更要结合自身追求设定个人发展目标。
个人发展目标工作项目目标
在工作上,对自己的目标设定,可以有两类目标。
发展目标:我想要学会什么、我想成长成为怎样的人、我想提升哪些能力,这些都需要自己给自己设定好发展目标。
项目目标:当前所做的业务工作属于什么项目?自己要了解业务目标,还要制定自己所做工作的项目目标。如果你在做一项功能,那么这个功能预计能够为产品数据带来怎样的变化和提升?如果你要招聘一个岗位,那么你预计这个岗位在什么时间要招聘到几位什么样画像的候选人?
项目目标要与自己的领导确认,先明确业务本身的整体目标,再确认对自己的工作目标预期如何,根据领导与团队给定的目标预期,明确自己的工作节奏,制定工作优先级。
目标要先达到预期,再努力超过预期。
个人发展目标,可以随自己的追求和喜好制定,但是工作项目目标切忌自作主张,独立设定,一定要有向上沟通和确认的过程。对于目标的达成,还要管理好领导的预期。我们在绩效评估的时候,经常讲工作结果是否“符合/超过预期”,而结果是否能够符合预期,关键首先在于预期是什么,有没有明确过领导的预期,这个预期其实是应该在工作开始前制定目标的时候就确认的。
如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第5张

03 任务管理

目标确定后,接下来就要明确执行计划,拆解任务了。
任务管理,是工作中每天都要进行的基础工作,只有对自己手头的工作任务能够有清晰的梳理和明确的优先级,才能让工作高效有产出,不至于手忙脚乱焦头烂额。

拆解任务:

工作中的任务,一般要围绕目标产生,所以在制定工作任务的时候,要围绕目标,进行拆解。思考一下,达成目标有哪些可能的路径?这些路径中,又是哪几个可以作为关键路径被最优先完成?
如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第6张

制定优先级:

确定任务优先级,最高效的方式就是使用重要度和紧急度的象限评估。
如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第7张
将任务根据当前的重要程度和紧急程度来评估,既重要又紧急的工作,当然是最高优先级的任务。
对于重要但不紧急的事情,如何有计划地实现它?
对任务分级,很多同学对于重要但不紧急的事情的完成,会有疑惑。我的建议是,重要的事情如果不紧急,或者需要一段时间才能完成,都需要首先做好时间管理,规划好任务;用适合的任务管理方法记住任务,逐步完成,阶段性的一步一步完成。所以接下来,我就介绍一下我比较推崇的任务进度管理方法。

便签管理法

如何高效地进行自我管理? (https://www.caibaibai.com/) 思维 第8张

如果有条件,我很喜欢在自己的工位上放一块小白板,用来管理我当前的任务;或者在我们的项目组工位边,放一块大白板,来管理整个项目当前的任务。白班的使用方式,就如上图一样,一目了然的可以看到当前有哪些任务在进行中,哪些任务还未开始;如果再精细一些,可以用不同颜色标注当前delay延期、或者要持续一段时间的重要不紧急的任务。
如果硬件条件不允许,我们也可以在自己的电脑桌面上建立分类标签,电子化的去新建和挪动任务。
标签管理法,适合于对项目规划和任务清单已经很明确的情况下去使用,这个管理方法是我做执行时候经常用的方法,管理自己的任务和项目任务都很顺手,推荐给大家。

日清日结法

标签管理法,因为结束了的任务可以随手撕掉,不利于一段时间之后的任务回溯复盘,因此还有另一个更为直接的任务管理方法推荐,日清日结法。
顾名思义,日清日结法需要有自己的任务记录笔记本,每一日的任务,逐项记录在当日的计划页上,任务和进度两列分好,完成的任务及时打钩或标记完成,当日延期的任务,根据状态情况及时在下一日的工作计划里创建,或标记好再次review 的时间,每周或固定频率回顾一下历史任务,是否有要重启的。
在任务管理的效率提升过程中,有一点我要额外强调的就是:资源意识。完成任何项目或者达成任何目标,都有不同的资源可以使用。

04 时间管理

高效能的人,最要学会管理时间,因为时间是对每个人最公平的,没人多一分,也没人少一分,区别就在使用上。对待时间管理,有三大步骤:做好分配规划,形成例行习惯,在规划时间内聚焦专注。

做好分配规划

时间的使用,首先是根据自己的需求和目标,分配好不同事情的时间占比。如同结果是否达标要用预期来衡量一样,要做好对时间的管理,也要先从对时间的规划做起。尤其是在目标之下,根据任务目标或自己的发展目标,规划好需要的时间周期,明确每日最少要投入的时间,做好规划,坚持执行。
要做好时间规划,顾名思义,分配好自己的时间,生活时间,工作时间,学习时间等,将不同的主题分配一块能够较为独立、稳定的时间段,比如:
早上7-8点:养成早起的好习惯,自我修复,做做晨练,或听听音乐、听听音频书籍;
上班后,利用上午的时间,进行一些规划、整理或项目进度梳理的工作;下午时间比较充裕,除了完成各项工作任务之外,可以根据自己的工作情况,给自己留出一块相对完整的时间来思考处理一下重要不紧急的工作;
晚上的时间,在陪伴家人或社交之后,可以安排自我学习时间,给自己充充电,或者发展一下自己的爱好。

形成例行习惯

坚持执行,是我认为时间管理里的重点,从心理学的角度,只有行为持续性的重复发生形成习惯才会逐渐形成机械记忆,在记忆的帮助之下,行为效率会更高,再次执行的难度也会大大降低。
举例来说,我曾经规划利用早起的时间,边听书边让自己清醒,这段时间我既有一些专注的时间,又不想头脑太累,所以听书是很适合我开启新一天的活动。这个计划制定之后,我在起床闹钟之后又设定了一个听书闹钟,并把app放在了手机首屏最显眼的位置,就是因为刚开始的时候经常会忘记或错过时间。在强提醒的作用下,逐渐形成习惯后,每天醒来我的条件反射就会帮助我记起听书的任务,也不再需要闹钟的提醒了。

聚焦专注

在做好时间规划并坚持执行的过程中,任务能否被完成,目标能否达成,专注力就是核心了。无论是学习还是工作,效率都是关键,而提升效率需要专注力,聚焦在任务上,专注去执行实施。
THE END

本文发表在: 财百百 本文链接: https://www.caibaibai.com/siwei/1042.html

声明:本文版权归原作者所有,转载文章仅为传播更多信息之目的,如若标记有误,请第一时间联系我们修改或删除!

发表评论