你是否遇到过这样的问题?说话经常被人打断,或者说了半天对方却听不懂。这是因为你的表达缺少结构化。本文详细介绍了如何进行结构化表达,以及用结构化表达讲故事和写作,还有常用架构。
先来看一下结构化表达的定义:
结构化表达:是基于结构化思维,理清事物整理与部分之间关系、换位思考后,进行简洁、清晰和有信服力的表达,是一种让受众听得明白、记得清楚、产生认同的精益沟通方式。
机构化表达的基本原则是:
- 结论先行:结论先行即用一句简单的话概括整个信息,要求清晰、凝练、易懂,从对方的立场出发。
- 以上统下:表达要有层级,上层是对下层的概括和总结,下层是对上层的支持。
- 归类分组:层级内要进行分组,分组要相互独立、完全穷尽。
- 逻辑递进:按照逻辑顺序组织信息,可使用演绎法按照what-why-how组织信息,或使用归类法按照时间、结构、重要性组织,或二者相结合。
我们为什么要使用结构化表达?
随着互联网的高速发展,信息日益泛滥,对我们的生活和工作的干扰变得越来越频繁,人们的耐心也越来越少。在这种环境下,需要我们的沟通更加精简和高效,而结构化表达正好可以帮助我们实现这一目的。
结构化表达有什么好处?
不仅有利于我们清晰地表达自己的想法,同时也有利于双方记忆和思考,从而高效地达到沟通的目的。
结构化表达的前提是要有结构化思维,结构化思维帮助我们把问题分析清楚。可以通过使用思维导图(常用软件:XMind)来帮助我们培养良好的结构化思维。
确定主题即确定表达的目的和内容。缺乏明确目的的沟通会让对方误解或感觉云里雾里。在沟通中不要忘记沟通的目的,才能达到最终想要的沟通效果。
确定好主题后,就要用框架对内容进行组织。构建框架有两种方式,一种是自建框架,一种是选用已有框架。
对方接收到信息后,必然会产生一些疑问,对于这些问题可以事先想好答案。预计问题时要换位思考,要站在对方的立场去思考,分析对方提问的逻辑。可以使用5W2H思维模型问自己:如果我是对方,我会有哪些问题,然后把答案准备好。5W2H在之前发的文章《如何正确给产品经理提需求》中有讲解过。
巧妙沟通可以通过图表化、形象化、语言技巧、声音技巧、肢体技巧等来实现。
通过讲故事可以更能吸引大家的注意,更易于理解,更能触动人心。就像《三体》中云天明通过“王国的新画师 ”、“饕餮海 ”、“深水王子 ” 三个童话故事讲解了曲率驱动、低光速**、维度攻击三个复杂的物理原理。
一个好的故事要具备什么?
主题:是基于沟通目的的基本点,构成故事的其他因素都要服务于主题,是故事的灵魂。先明确主题,与主题无关的不要讲,要表达一致。
环境:是故事发生的背景,细致的环境描述可以提升故事的真实性、画面感,强化故事的效果。
人物:要讲好一个故事,一定要突出人物的特点,以人物角色作为支撑,传递故事的内在思想和价值。
冲突:要让故事具有吸引力,除了把握好主题外,更主要的就是在故事中制造冲突,这是确保故事曲折的需要。
悬念:是利用人们的好奇心,当悬而未决未必揭晓时,人们会不断猜想,会长时间保持对故事的关注。
情感:故事走心才能打动人,可以通过展示细节、情景、真善美来引起情感共鸣,戳中人心。
怎么样才能设计出好的故事呢?
常用的框架如下:
目标->阻碍->努力->结果->意外->转折->结局
诺兰导演的电影一般都是按照这个框架来的,例如《盗梦空间》。
设计标题要确定文章的主题和内容,分析受众,突出文章价值,巧用语言技巧,设置匠心独具的标题,让读者耳目一新。
序言可以通过讲故事让读者产生兴趣;或介绍报表主要内容和结构,让读者一目了然;或说明主要观点,帮助读者节约时间。可以使用SCQA框架来写。
组织内容可以按照02如何进行结构化表达中的步骤进行,并符合结构化表达的基本原则,做到语言精练、表达明确,概括总结,写出高度。
如果内容较长,层次较多,可以通过页面排版技巧来使层次和逻辑关系一目了然。
“自古真情留不住,唯有套路得人心”,但也要适度,用多了反而显得油腻,不得人心,不如像杨老师一样真实的好。不管用什么套路,都不要失了真诚。
PREP框架:P先讲结论,R再讲依据,E用数据或事例支持,P重申结论。通常适用于对方比较熟悉你所表达内容的情况下,通常沟通对象多为你的直属领导或直接的利益相关人。
STAR框架:S是背景,T是任务,A是行动,R是结果。从背景说起,为了完成什么任务,采取了什么行动,最终取到了怎样的结果。通常适用于对象缺少背景知识或比较抵触的情况下。
FABE框架:F先说产品特性,A再解释有点,B然后阐述利益好处,E用证据让对方信服。以利益阐述为重点,证据要有说服力。通常用于销售过程,循序渐进地引导用户。
AIDA框架:A先引起对方注意,I再诱发兴趣认同,D然后刺激购买欲望,A最后促成购买。通常用于销售过程,当对方压根不了解商品对他有什么好处,能解决他什么问题。
SPIN框架:分四个步骤进行提问,S是现状型问题,P是难点型问题,I是暗示型问题,N是解决型问题。通常用于销售过程,引导对方对问题有新的认识,将其具体化,让其从解决方案中知道能获得的利益。
SCQA框架:S是情景,C是冲突,Q是疑问,A是回答。通常用来撰写报告序言,能够很好地吸引读者的注意力。
上面对结构化表达及应用做了全面的讲解,但不管多么好的理论,如果不去练习实践,最终也是会被遗忘。所以我们需要勤加练习,才能够真正掌握结构化表达。练习结构化表达最简单的方法就是“讲三点”,赶快行动起来吧,像郎咸平一样,凡事都是三板斧。
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